Create and Update Project di Proactive Oleh Nanda Widya Syafira

A.    Pengertian Proactive

Proactive merupakan Aplikasi Project Management yang dikembangkan sendiri oleh Telkom Akses yang berfungsi untuk pencatatan project mulai dari tahapan :

1.      Initiating (generate Project ID dan pembuatan project charter)

2.              Planning (pembuatan project plan)

3.     Executing (input progress pengerjaan project), sampai dengan project tersebut berada pada phase.

4.              Closing.

Untuk mempermudah dalam phase monitoring dan controlling project, Proactive juga dilengkapi dengan modul dashboard, report detail selain berfungsi sebagai media penyimpan dokumen - dokumen administrasi project seperti penetapan Surat Pesanan, Surat Kesanggupan Dokumen PO, Dokumen Amandemen Project, Dokumen Uji Terima Project serta dokumen BAST .

B.           Akses website Proactive

Buka situs Proactive, kemudian akan ditampilkan halaman login, dimana harus diisi dengan NIK dan Password. Jika login berhasil, user akan masuk ke halaman utama dari Proactive dengan menu yang tersedia sesuai dengan jenis user.

Gambar 2.1 Login ke Proactive

C.          Proses Intiation Form / Create Project

1.    Input Initiation Form oleh Drafter Marketing / Operation

a.       Login sebagai pembuat Initiation Form yaitu user Drafter Marketing atau Operation.

b.      Pilih menu Project Management, kemudian pilih Create Initiation Form untuk memulai pembuatan Initiation Form.

c.       Akan ditampilkan form Project Initiation Form.

Keterangan dari field pada Initiation Form adalah sebagai berikut :

1)      Owner                                  : Pihak yang memberikan project (Telkom /

                                      Non- Telkom).

2)      ID Telkom                    : Divisi dari Owner jika project diberikan

                                      oleh Telkom.

3)      PIC Cust                              : Person In Charger dari owner project.

4)      Tempat, Tanggal         : Tempat / Tanggal initiation form dibuat.

5)      Group Project Name : Jenis program dari project yang akan di -

                                      kerjakan (ex : LME Wifi, LME Node-B,

                                      Indigov).

6)      Volume                         : Volume pekerjaan.

7)      Location                        : Regional dimana project tersebut akan di -

kerjakan (note: Location dikatakan nasional  jika wilayah pekerjaan lebih dari 1 regional).

8)      Tgl Start                      : Tanggal dimulainya project.

9)      Tgl Finish                    : Tanggal berakhirnya project.

10)  Nilai project                : Nilai indikatif pekerjaan project.

11)      File lampiran               : Lampiran yang berkaitan dengan semua

                                      dokumen project misalnya : notadinas pe-

                                      kerjaan, BOQ indikatif, KML/KMZ.

d.    Pada form tersebut isikan semua field detail dari proyek yang akan dilakukan, lampirkan file sebagai attachment. Untuk file BoQ akan dijelaskan lebih rinci pada bagian selanjutnya.

e.    Jika Initiation Form ingin dilanjutkan ke proses selanjutnya, pilih "Submit ke approval selanjutnya".

f.         Jika berhasil Proyek yang baru dibuat Initiation Form akan ditampilkan pada list project.

2.  File BoQ  

File BoQ yang akan diunggah perlu disesuaikan dengan ketentuan dari sistem. Jika tidak, maka upload file BoQ akan tidak diterima oleh sistem dan dikembalikan ke draft. Template tersebut dapat didownload di halaman

Initiation form.

a.        Klik hyperlink dari Template BoQ.

Gambar 2.2 Hyperlink dari Template BoQ

b.              Berikut merupakan template dari file BoQ.

Gambar 2.3 Template file BoQ

c.    File BoQ harus memiliki field Designator, Uraian Pekerjaan, Witel (Witel, STO, Lokasi, Sublokasi)  agar dapat diterima oleh sistem.

d.   Nama witel akan menentukan paket KHS yang perlu digunakan. Isikan nama witel dengan benar agar penghitungan nilai BoQ benar. Karena jika perbedaan nilai Project dan nilai BoQ terlampau besar maka Initiation Form akan dikembalikan.

Gambar 2.4 Format BoQ yang ditentukan sistem

e.          Penulisan jenis Designator tidak boleh menggunakan spasi contoh "AC-OF- SM-12-1T" akan berbeda jika ditulis "AC-OF-SM-12-1T" karena akan berpengaruh terhadap perhitungan total BoQ.

f.           Selain itu ada beberapa hal yg perlu diperhatikan dalam proses upload BoQ:

1)      Isikan uraian pekerjaan dengan jelas.

2)      Hindari penggunaan tanda baca ' karena tanda baca tersebut mempengaruhi program,

3)      Jika ada sheet yang tidak terpakai lebih baik dihapus. Hanya sisakan sheet yang berisi BoQ,

4)      Pastikan tidak ada sheet atau row yang di-hide, hapus jika tidak diperlukan,

5)      Pada file pastikan nama witel hanya tercantum pada kolom witel untuk mengindari kesalahan pembacaan file BoQ,

6)      Teks yang menunjukan designator dan uraian pekerjaan hanya digunakan sebagai header, jangan gunakan pada bagian lain di file untuk mengindari kesalahan pembacaan file BoQ.

3.         Approval Initiation Form

Initiation Form melalui beberapa tahapan proses approval karena konseptor adalah Marketing atau Operation maka alur dari approval mempunyai perbedaan. Proses approval pada tiap tingkat pada umumnya sama.

Manager / atasan bisa melakukan Approve atau Return. Jika Return maka isi field comment dan form dikembalikan ke Drafter Marketing untuk dilakukan pengubahan Initiation Form.

D.          Proses Customer

Proses Customer oleh Marketing / Operation.

1.        Login sebagai pemroses Proses Customer, yaitu Marketing / Operation.

2.        Pilih menu Project Management, kemudian pilih All Project. Proyek yang telah selesai proses Initiation Form akan memiliki Project ID.

3.        Pada menu All Project akan ditampilkan semua daftar dari proyek. Pilih icon Lanjutkan Proses pada proyek yang ingin diproses untuk menampilkan alur posisi dari proyek saat ini.

4.        Pada menu Project Id System, pilih Proses Customer.

5.        Setelah memilih Proses Customer maka akan ditampilkan form Proses Customer.

6.        Proses Customer memiliki beberapa Status Proses, pilih status proses yang akan diproses kemudian isikan Keterangan Status dengan mengetikkan “ok”.

7.        Proses Customer dapat melakukan Update Status, dengan mengisikan field.

8.        Jika Status Proses telah sampai status proses PR maka Proses Customer telah selesai.

E.     Update Surat Penetapan Pesanan

Proses Customer oleh Marketing / Operation.

1.        Login sebagai pemroses Proses Customer, yaitu Marketing / Operation.

2.        Pada menu Project Id System, pilih Surat Penetapan.

3.        Setelah memilih Surat Penetapan maka akan ditampilkan form Input Surat Penetapan.

4.        Setelah memilih Surat Penetapan maka akan ditampilkan form Input Surat Penetapan.

5.        Pada form tersebut, isi semua field kosong dan lampirkan surat penetapan sebagai attachment klik tombol Save & Progress To Next Status.

F.     Update Surat Kesanggupan

Proses Customer oleh Marketing / Operation.

1.        Login sebagai pemroses Proses Customer, yaitu Marketing / Operation.

2.        Pada menu Project Id System, pilih Surat Kesanggupan.

3.        Setelah memilih Surat Kesanggupan maka akan ditampilkan form Input Surat Kesanggupan.

4.        Pada form tersebut, isi semua field kosong dan lampirkan surat kesanggupan sebagai attachment klik tombol Save & Progress To Next Status.

G.    Input PO SAP

Proses Customer oleh Marketing / Operation.

1.        Pada menu Project Id System, pilih Input PO SAP.

2.        Setelah memilih Input PO SAP maka akan ditampilkan form Project Input PO  /  SAP.

3.        Pada form tersebut, isi field kosong dengan mengetikkan “ok” dan klik Approve status & progress to next status.

H.    Input PO / Kontrak / Pesanan

Proses Customer oleh Marketing / Operation.

1.        Pada menu Project Id System, pilih Input PO/Kontrak.

2.      Setelah memilih Input PO/Kontrak maka akan ditampilkan form Input PO / Kontrak / pesanan.

3.    Pada form tersebut, isi semua field kosong dan lampirkan surat PO / surat pesanan sebagai attachment.

4.        Klik tombol Simpan.

5.        Proses Input PO/Kontrak selesai dilakukan.